Mengenal Rapat Virtual, Aktivitas Penting Dalam WFH

Rapat Virtual adalah Pertemuan Antar Anggota Secara Online Menggunakan Aplikasi Saat WFH

Pandemi COVID-19 yang sedang melanda seluruh dunia membuat pola hidup masyarakat berubah. Kerja remote atau WFH menjadi salah satu perubahan tersebut. Selain itu ada berbagai aktivitas lainnya yang ikut berubah, termasuk rapat virtual. Rapat virtual adalah proses pertemuan antara beberapa pihak secara virtual atau online menggunakan aplikasi tertentu.

Rapat virtual memang lebih relevan untuk dilakukan di tengah kondisi seperti saat ini. Mau tidak mau, suka atau tak suka, rapat virtual menawarkan keamanan dan kenyamanan sepanjang dilaksanakan. Jadi, mari berkenalan dengan rapat virtual lebih dalam.

Baca Juga: 5 Fungsi Rapat yang Jarang Disadari

Mengenal Rapat Virtual

Seperti yang sudah dituliskan di atas, rapat virtual adalah proses pertemuan antara beberapa pihak secara virtual atau online menggunakan aplikasi tertentu. Biasanya aplikasi ini berjenis video conference yang bisa dengan mudah diakses melalui laptop, PC, tablet, hingga smartphone.

Kemudahan yang ditawarkan dalam penggunaan aplikasi tersebut membuat rapat virtual semakin sering dimaksimalkan saat kondisi pandemi. Rapat virtual membuat proses diskusi, penyampaian pendapat, hingga penyelesaian masalah dalam sebuah perusahaan atau organisasi menjadi lebih lancar.

Seperti yang diketahui, kerja di tengah pandemi membuat ruang gerak setiap insan masyarakat lebih terbatas. Tidak boleh ada kerumunan dan keramaian dalam satu ruang tertutup. Bahkan termasuk di ruang terbuka. Ditambah lagi dengan penggalakan gerakan untuk selalu di rumah saja membuat rapat virtual menjadi pilihan terbaik.

Untungnya perihal aktivitas ini, pihak perusahaan juga memberikan dukungan. Mereka mengizinkan setiap karyawan untuk bekerja dari rumah dengan memberikan ruang untuk melakukan rapat virtual secara mudah. Bahkan ada perusahaan yang memberikan subsidi internet agar rapat virtual bisa terus dijalankan dengan lancar.

Dengan budaya WFH yang semakin dibiasakan dalam lingkup hidup masyarakat luas, rapat virtual menjadi salah satu aktivitas yang tak bisa dilepaskan lagi.

Baca Juga: 7 Cara Membuat Notulen Rapat Dengan Tepat

Cara Menjalankan Rapat Virtual

Anda sudah mengenal apa itu rapat virtual beserta relevansinya pada saat ini. Namun apakah Anda masih belum mengenal bagaimana cara menjalankan rapat virtual?

Ada beberapa cara untuk menjalankan rapat virtual dengan mudah dan memuluskan pekerjaan Anda pada saat itu. Inilah beberapa tahapan caranya.

1. Menentukan Aplikasi yang Digunakan

Cara pertama yang bisa Anda lakukan adalah menentukan aplikasi rapat virtual. Saat ini terdapat cukup banyak aplikasi yang bisa dimanfaatkan. Dimulai dari Zoom hingga Google Hangout. Aplikasi mana yang Anda pilih, seharusnya diberitahukan kepada seluruh peserta agar mereka sudah memilikinya di dalam perangkat sendiri.

2. Buat Ruang Rapat Virtual dengan Jadwal yang Jelas

Selanjutnya Anda bisa membuat ruang rapat virtual dengan memasukkan tajuk meeting dan jadwal yang jelas. Kemudian berikan undangan berisi detail rapat beserta link ruang virtual tersebut agar setiap peserta bisa masuk tepat waktu.

3. Melakukan Pemilihan Tingkat Security dalam Proses Rapat Virtual

Di dalam aplikasi terdapat pemilihan tingkat security yang berguna untuk menjaga rapat virtual tetap lancar. Anda bisa membuat waiting room sebagai tempat para peserta menunggu untuk diizinkan masuk, tidak boleh screen sharing, hingga harus memasukkan password sebagai syarat. Jadi tidak ada orang asing di luar peserta yang bisa masuk ke rapat virtual Anda.

Baca Juga: Pengertian Virtual Office dan Mengapa Dibutuhkan Oleh Startup?

Sekarang Anda sudah mengetahui apa arti dari rapat virtual dan cara menjalankannya dengan mudah. Jika Anda membutuhkan lokasi rapat virtual dengan bantuan perangkat teknologi terdepan, CoHive siap memberikan fasilitas tersebut dalam Meeting Room. Tidak hanya untuk Meeting Room, tersedia Event Space juga. Keduanya dapat Anda manfaatkan untuk keperluan live streaming. Ingin mengetahui Meeting Room/Event Space dari CoHive? Yuk, kunjungi CoHive sekarang juga!

CTA Banner Artikel - 1 (Locations)

    Join Our Newsletter


    Tinggalkan Balasan

    Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.