Minutes of Meeting (MOM): Pengertian dan Fungsinya

Minutes of Meeting: Pengertian dan Fungsi Bagi Perusahaan

Minutes of Meeting (MOM): Pengertian dan Fungsinya

Minutes of meeting mampu menjadi laporan penting bagi perusahaan. Minutes of meeting memuat seluruh hasil kesepakatan yang didapat selama meeting.

Minutes of meeting (MOM) adalah sebuah dokumen yang sangat penting. Dokumen tersebut merupakan dokumen yang harus ada di setiap meeting atau rapat yang dilakukan. Minutes of meeting memuat hasil kesepakatan yang didapat saat meeting atau rapat. Minute of Meeting harus dibuat baik sebelum meeting, saat proses meeting maupun saat sudah selesai meeting. 

Sebelum memulai meeting, sangat penting untuk menyusun format minutes of meeting terlebih dahulu. Format di dalam minutes of meeting biasanya memuat mengenai nama dan tujuan meeting, peserta atau anggota perusahaan yang mengikuti meeting, pemimpin meeting, hasil dari meeting yang pernah dilakukan, tempat untuk meeting, keputusan meeting yang disepakati oleh seluruh peserta meeting, serta catatan tambahan lainnya. Meskipun begitu, format dari minutes of meeting bisa disesuaikan dengan meeting. tergantung dari jenis meeting yang dilakukan. 

Hal Penting yang Perlu Diperhatikan

Hal terpenting dari minutes of meeting adalah poin meeting yang dimasukkan. Minutes of meeting harus mencatat seluruh poin inti yang dihasilkan selama meeting. Namun meskipun begitu, bukan berarti setiap kata selama proses meeting dimasukkan ke dalam minutes of meeting. Hanya poin penting saja yang perlu dimasukkan ke dalam minutes of meeting. Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami materi meeting sesaat sebelum meeting dimulai. Hal ini bertujuan supaya Anda memahami materi yang akan dibahas selama meeting. Dengan memahami materi meeting, akan sangat membantu Anda untuk membuat minutes of meeting selama proses meeting.

Anda juga bisa merekam proses meeting dengan menggunakan alat perekam suara maupun smartphone. Hal ini akan membantu Anda untuk mendapatkan hasil meeting dengan lebih valid. Karena jika Anda hanya mendengarkan dan mencatat saja, dikhawatirkan ada poin-poin yang terlewatkan yang tidak begitu Anda dengar. Oleh karena itu, Anda bisa menggunakan bantuan perekam saja. Tetapi Anda harus tetap melakukan pencatatan selama proses meeting berlangsung.

Baca juga: Meeting Room in Jakarta – Affordable & Admirable

Anda perlu membuat hasil minutes of meeting sesuai dengan hasil yang didapatkan saat meeting. Jangan sampai Anda memasukkan pendapat pribadi atau opini ke dalam minutes of meeting. Hal ini karena minutes of meeting sangat berpengaruh terhadap perusahaan. Jika Anda memasukkan pendapat pribadi atau opini Anda dalam minutes of meeting maka Anda akan dinilai tidak professional oleh anggota meeting hingga perusahaan. 

Hal penting lainnya yang harus diperhatikan adalah Anda perlu membacakan hasil minutes of meeting yang sudah dibuat saat meeting sudah selesai. Dengan membacakan hasil minutes of meeting, seluruh anggota meeting dapat mengetahui dan memahami keputusan-keputusan apa saja yang diambil selama meeting. Tidak hanya itu saja, dengan membacakan hasil minutes of meeting, 

Anda dapat mengetahui kekurangan dari hasil minutes of meeting yang sudah dibuat. Dengan begitu, Anda dapat merevisi hal-hal yang kurang tepat di dalam minutes of meeting. selain itu, membacakan minutes of meeting setelah meeting sudah selesai juga dapat membantu seluruh anggota meeting untuk mengkaji catatannya masing-masing sehingga akan cocok dengan minutes of meeting. 

Tidak hanya itu saja, Anda juga perlu mengirimkan minutes of meeting ke seluruh anggota yang mengikuti meeting. Anda bisa langsung mengirimkan minutes of meeting setelah selesai membacakannya sampai dengan maksimal 1 hari sesudah meeting selesai. Dengan mengirim minutes of meeting secepatnya setelah meeting selesai dapat membuat seluruh anggota meeting dapat segera mengatur strategi maupun menindaklanjuti tahap selanjutnya setelah proses meeting selesai. Tidak hanya itu saja, para anggota meeting juga dapat segera mempercepat proses yang sudah direncanakan.

Baca juga: ‘Coworking’ sebagai Tren Kerja di Masa Depan

Fungsi Minutes Of Meeting

Minutes of meeting sangat diperlukan oleh hampir seluruh perusahaan. Minutes of meeting dapat dijadikan sebagai dokumen untuk laporan perusahaan. Baik laporan program yang akan dilakukan perusahaan maupun laporan untuk keuangan perusahaan. Minutes of meeting yang memuat seluruh hasil meeting dan keputusan yang sudah disepakati oleh seluruh peserta meeting dapat menjadi acuan apabila pelaksanaan program yang dijalankan tidak sesuai dengan hasil kesepakatan yang sudah didapatkan. 

Selain itu, minutes of meeting juga dapat menjadi laporan keuangan perusahaan. Dokumen minutes of meeting akan dijadikan dasar untuk pengeluaran anggaran meeting. Baik dari anggaran untuk transportasi para anggota meeting hingga anggaran untuk konsumsi anggota meeting selama proses meeting berlangsung. Minutes of meeting juga mempunyai kekuatan yang legal terhadap seluruh anggota meeting. Minutes of meeting dapat menjerat para anggota meeting yang tidak melaksanakan apa yang sudah disepakati dalam meeting. 

Baca juga: Daftar Meeting Room di Jakarta – Murah & Fasilitas Lengkap

Dengan mengetahui pentingnya minutes of meeting, tentunya membuat meeting harus dilakukan secara efektif supaya hasil yang didapatkan ke dalam minutes of meeting juga tepat dan efektif bagi keberlangsungan perusahaan. Meeting yang efektif sangat dipengaruhi dengan suasana tempat meeting. Untuk melakukan meeting, tidak harus dilakukan di dalam ruangan kantor. Meeting juga dapat dilakukan di luar kantor misalnya di coworking space. 

Salah satu coworking space yang bisa dipilih adalah CoHive. CoHive dapat menjadi pilihan coworking space yang nyaman untuk melaksanakan meeting. CoHive memiliki ruang meeting yang terdiri dari standard meeting room (3-16 orang) dan boardroom (10-20 orang), mampu melaksanakan conference video call service, tersedia di beberapa titik strategi pusat bisnis yang mudah diakses transportasi publik, dan memiliki desain interior unik, tentunya Anda bisa memberikan pengalaman baru dalam setiap meeting.

Join Our Newsletter


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *