Konferensi Pers: Pengertian dan Hal yang Perlu Diketahui

Apa itu Konferensi Pers dan Hal yang Perlu Di ketahui

Apa itu Konferensi Pers dan Hal yang Perlu Di ketahui

Konferensi pers merupakan acara yang sering diadakan oleh perusahaan, instansi, maupun lembaga tertentu. Lalu, apa itu konferensi pers dan hal-hal apa saja yang perlu Anda ketahui sebelum membuat konferensi pers?

Konferensi pers adalah salah satu agenda yang wajib dilakukan oleh perusahaan besar, instansi, maupun lembaga tertentu. Baik itu lembaga yang berada di bawah naungan negara maupun korporasi. Tujuan dari konferensi pers adalah menyebarkan informasi yang bersifat publik mengenai sebuah brand

Selain itu, diadakannya konferensi pers juga bertujuan untuk mengantisipasi berita miring maupun berita bohong yang dapat merugikan sebuah instansi, perusahaan, maupun brand. Kemudian, kegiatan ini mampu untuk meningkatkan citra perusahaan hingga membina komunikasi yang baik dengan awak media dan pihak terkait lainnya.

Apa Saja yang Harus Diperhatikan?

Bagi Anda yang menangani tim public relation, penting kiranya untuk mempersiapkan konferensi pers yang baik. Anda pun perlu mempersiapkannya jauh-jauh hari sebelum konferensi pers tersebut digelar. Bila diuraikan kembali, secara garis besar ada beberapa hal yang wajib Anda perhatikan berikut ini agar konferensi pers sukses.

  • Tentukan Hari yang Tepat

Anda bisa memilih hari dan waktu untuk konferensi pers terbaik pada pertengahan pekan. Yakni pada hari Rabu maupun Kamis. Mengapa demikian? Ini karena awak media sedang on-fire dalam mencari berita. Begitu juga dengan awal pekan seperti Senin dan Selasa, sebab media masih kekurangan bahan berita di awal pekan.

Namun, bila konferensi pers tersebut berupa sebuah event maka tidak ada salahnya Anda melakukan konferensi pers di hari Sabtu maupun Minggu. Terlebih lagi bila event tersebut mengundang tokoh terkenal untuk mendongkrak acara agar ramai.

  • Undang Media

Seperti namanya, konferensi pers adalah sebuah pengumuman yang melibatkan awak pers atau media di dalamnya. Oleh karena itulah, sebagai seorang praktisi di bidang public relation Anda hendaknya perlu mengundang media yang kompeten. Baik itu media cetak maupun media elektronik hingga media online.

Kemudian, penting pula mengundang media yang kompeten di bidangnya. Misalnya dalam bidang tertentu seperti properti, ekonomi, politik hingga olahraga maupun teknologi. Anda bisa memilihnya sesuai dengan tema dan brand apakah yang hendak dibahas.

  • Lakukan Presentasi dengan Jelas

Bisa dibilang presentasi adalah hal yang paling penting dan krusial dalam konferensi pers. Bahkan, ini adalah inti dari acara itu sendiri. Sebagai pihak yang mewakili perusahaan atau lembaga, Anda perlu menyampaikan informasi terkait apa yang ingin disampaikan kepada publik dengan sejelas mungkin.

Atau Anda bisa juga menunjuk narasumber yang capable untuk menjelaskan pesan dan menjawab pertanyaan dari awak media. Presentasi tersebut idealnya dilakukan oleh tiga orang. Kemudian, terdapat seorang moderator yang memandu jalannya acara. Khususnya pada sesi tanya jawab dengan awak media.

  • Buat Press Release

Berikutnya adalah membuat press release bagi pihak penyelenggara. Isi dari press release ini adalah poin penting apa saja yang akan disampaikan untuk acuan para awak media. Bila diibaratkan, press release ini menjadi sebuah pedoman bagi awak media terutama pada sesi tanya jawab. Buatlah dalam bentuk artikel yang menarik, berbobot, dan mudah dipahami.

Baca juga: Efektivitas Meeting adalah Kepentingan Perusahaan

Memilih Tempat Terbaik untuk Konferensi Pers

Tidak hanya beberapa hal di atas saja yang perlu diperhatikan, memilih tempat untuk konferensi pers juga penting. Ingat, konferensi pers adalah sarana bagi Anda dan perusahaan untuk lebih mengenalkan mengenai perusahaan dan brand. Oleh karena itulah, memilih tempat yang sesuai dengan karakter perusahaan atau brand layak tidak bisa dilakukan sembarangan. Setidaknya, agar acara berjalan dengan baik, ada beberapa poin yang menjadi perhatian. Berikut di antaranya:

  • Mudah Diakses

Hal yang pertama adalah usahakan tempat yang digunakan untuk konferensi pers mudah diakses. Tujuannya agar awak media lebih mudah dalam menghadiri undangan konferensi tersebut. Bila perlu Anda mencantumkan informasi sejelas-jelasnya tentang tempat tersebut. Misalnya saja denah lokasi, peta, dan akses menuju ke tempat acara.

Memberikan arahan yang jelas, selain memudahkan awak media juga mencerminkan perusahaan atau brand Anda terkesan ‘tidak menyusahkan’ awak media. Dengan begitu, reputasi perusahaan di mata mereka pun akan menjadi lebih baik. Tentu, ini menjadi nilai plus bagi Anda.

  • Memiliki Ruangan yang Cukup Luas

Selanjutnya, tempat untuk melaksanakan konferensi pers hendaknya representatif. Adapun yang dimaksud representatif di sini adalah ruangan tersebut cukup luas. Tujuannya adalah agar awak media dapat tertampung. Wartawan dan awak media pun tidak akan berjalan saat mendengarkan Anda menyampaikan presentasi di depan mereka.

Usahakan sediakan kursi yang cukup pada saat mengundang wartawan dan awak media. Ada baiknya untuk melebihkan sedikit jumlah kursi untuk berjaga-jaga. Misalnya saja, Anda mengundang sekitar 20 awak media, maka idealnya sediakan 25 kursi dalam ruangan tersebut. Kemudian, perhatikan pula durasi waktu untuk menyewa ruangan tersebut. Apakah agenda acara yang digelar membutuhkan waktu lama atau sebentar. Jika cukup lama, Anda bisa membaginya dalam beberapa sesi.

  • Fasilitas Mendukung

Ketiga, ketika Anda ingin menyediakan tempat yang baik untuk konferensi pers adalah pastikan fasilitasnya mendukung. Ada banyak fasilitas yang harus diperhatikan di sini, tidak hanya sekadar meja, kursi, dan latar (background) berupa banner mengenai acara tersebut saja. Fasilitas ini meliputi banyak hal, contohnya saja mengenai fasilitas perlengkapan elektronik misalnya. Usahakan untuk sumber arus listrik memadai, mengingat hampir semua media kini menggunakan alat elektronik. Mulai dari gadget hingga kamera untuk merekam aktivitas konferensi pers tersebut.

Begitu pula dengan tata pencahayaan maupun suara perlu diperhatikan. Tujuannya agar pesan yang Anda sampaikan dapat terdengar dengan jelas oleh awak media. Hal yang tak kalah pentingnya adalah fasilitas WiFi. Ini penting, karena media online akan membutuhkannya untuk menyebarkan berita penting yang Anda sampaikan. Lalu, hal lain yang tak kalah pentingnya adalah kebersihan dan kenyamanan tempat untuk konferensi pers.

Baca juga: 5 Fasilitas yang Wajib Ada di Coworking Space

Berbicara mengenai tempat terbaik untuk konferensi pers, salah satunya Anda dapat memilih coworking space. Hal ini karena coworking space memiliki semua kriteria terbaik untuk hal yang sudah disebutkan di atas. Untuk coworking space terbaik di Indonesia percayakan pada CoHive. CoHive menyediakan event space yang berkapasitas mulai dari 50-200 orang baik indoor event space maupun outdoor, memiliki jaringan event space yang tersebar di Jakarta, Yogyakarta, Medan, dan Surabaya, dan memiliki desain event space yang unik dan serba guna seperti mini auditorium, seminar room, workshop, classroom, hall, rooftop, dst. Dengan kelebihan ini, maka CoHive sangat layak untuk dijadikan tempat karena berbagai keunggulan di antaranya adalah ada di beberapa kota besar di Indonesia.

Selain itu, CoHive juga memiliki fasilitas pendukung terbaik untuk kelancaran konferensi pers Anda. Selamat mencoba dan semoga bermanfaat!

Join Our Newsletter


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *