7 Cara Membuat Notulen Rapat Dengan Tepat

Cara Membuat Notulen Rapat dengan Tepat untuk Organisasi

Di dalam sebuah rapat diperlukan satu orang yang membuat notulen. Bisa dibilang, notulen adalah catatan penting yang memberikan informasi lengkap tentang rapat tersebut, dari proses awal hingga akhir. Namun bagaimana cara membuat notulen rapat dengan tepat?

Cara Membuat Notulen Rapat di Organisasi

Terdapat beberapa cara membuat notulen rapat. Agar tidak salah langkah, berikut tahapan-tahapan yang bisa Anda ikuti, antara lain:

1. Memasukkan Informasi Dasar

Cara membuat notulen rapat secara baik yang pertama adalah memasukkan informasi dasar. Anda bisa mencantumkan topik, nama pemimpin rapat, serta jadwal berupa tanggal dan dilaksanakan. 

Informasi mendasar ini sangat penting sebagai data yang bisa dilihat kembali ketika membutuhkan informasi dari rapat tersebut. Jadi pihak pencari arsip tidak akan kebingungan. 

2. Melakukan Pencatatan Peserta

Selanjutnya Anda bisa mulai melakukan pencatatan peserta. Catat identitas dari seluruh peserta rapat. Dimulai dari pihak karyawan, masing-masing divisi, hingga pihak eksternal jika memang ada. 

Pencatatan peserta membuat pihak penyelenggara bisa tahu siapa saja yang ikut dan tidak ikut rapat. Kalau memang ada yang harus ikut rapat tapi malah tidak datang, bisa menjadi catatan tersendiri untuk disampaikan ke individu tersebut.

3. Memberikan Tujuan Rapat

Setiap rapat harus ada tujuan yang pasti. Jangan sampai rapat dijalankan tanpa ada tujuan jelas. Inilah mengapa pemimpin harus memberitahukan kepada semua peserta apa tujuan rapat tersebut. Notulen bisa dibuat dengan format yang jelas, singkat, dan jelas. Jadi semua pihak bisa mengerti mengapa mereka harus mengikuti rapat tersebut.

Baca Juga: 5 Fungsi Rapat yang Jarang Disadari

4. Menyusun Agenda

Tidak hanya harus mengetahui tujuan rapat, penyusunan agenda juga wajib dicatat dengan baik. Anda bisa menyusun agenda dari awal hingga akhir dengan pemisahan sesuai topik. 

Selanjutnya catatkan tiap keputusan yang diambil dari setiap topik. Penyusunan agenda beserta hasil keputusannya menjadi data penting yang bisa kembali dibaca setelah rapat selesai. 

5. Dokumentasikan Aktivitas

Di dalam agenda terdapat setiap keputusan akhir yang diambil. Namun pencatatan proses rapat tidak berhenti sampai di situ saja. Notulen yang baik juga harus mendokumentasikan setiap aktivitas yang terjadi sepanjang rapat. Aktivitas ini memiliki maksud seperti ide atau masukan dari peserta. 

Selain itu aktivitas yang dicatatkan juga berisi tentang apa yang harus dilakukan untuk setiap keputusan. Jadi para peserta sudah mengetahui untuk keputusan tersebut, mereka harus melakukan tindakan apa. Data yang diberikan kepada peserta membuat mereka semakin mengerti inti dan hasil akhir rapat.

6. Memasukkan Dokumen

Jika memang ada beberapa dokumen dalam rapat yang bisa dilampirkan dalam notulen, jangan lupakan itu. Anda bisa memasukan file, gambar, bahkan hingga link yang mengarahkan kepada dokumen penting tersebut. Penyediaan dokumen membuat notulen menjadi semakin lengkap dan terperinci.

Baca Juga: Efektivitas Meeting adalah Kepentingan Perusahaan

7. Menyiapkan Jadwal Rapat Selanjutnya

Dengan keseluruhan informasi yang sudah diberikan, tetap jangan lupa untuk menyiapkan jadwal rapat selanjutnya. Anda bisa menuliskan di akhir notulen dengan perincian waktu, tanggal, dan lokasi. Pemberitahuan soal jadwal rapat juga bisa ditaruh di dalam kalender elektronik yang biasanya sudah dimaksimalkan oleh para karyawan masa kini.

Jadi itulah tujuh cara membuat notulen rapat dengan tepat dan terperinci. Dengan mengikuti cara di atas, maka dokumentasi rapat yang dilakukan menjadi jauh lebih maksimal lagi. 

Berbicara mengenai rapat, apakah Anda membutuhkan ruang yang nyaman untuk berdiskusi bersama rekan kerja? CoHive siap menyediakan untuk Anda melalui fasilitas Meeting Room yang telah tersebar di 30 lokasi. Dilengkapi dengan berbagai perangkat penunjang rapat dan protokol kesehatan yang terus dijalankan sejak awal pandemi, Anda akan merasa nyaman untuk rapat bersama CoHive. Kunjungi website CoHive  untuk informasi lebih lanjut.

CTA Banner Artikel - 1 (Homepage)

    Join Our Newsletter


    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *