Mengenal LPJ: Tujuan, Prinsip, & Format Laporan Pertanggungjawaban

LPJ Adalah - Mengenal LPJ: Tujuan, Prinsip, & Format Laporan Pertanggungjawaban

Dalam kegiatan operasional, ada satu dokumen yang harus dilengkapi agar seluruh proses bisa dipertanggungjawabkan. Dokumen yang dimaksud adalah LPJ atau Laporan Pertanggungjawaban. LPJ adalah laporan dalam bentuk dokumen tertulis yang dibuat untuk memberikan laporan pelaksanaan kegiatan dari sebuah divisi kepada divisi lain yang lebih tinggi atau sederajat.

Evaluasi akan dilakukan ketika laporan tersebut sudah sampai ke tangan divisi tersebut. Dari sana, maka akan terlihat perbaikan serta peningkatan kualitas dari pelaksanaan kegiatan operasional pada masa mendatang. 

Untuk mengenal lebih dalam tentang LPJ, dari tujuan, prinsip, hingga format, inilah rangkumannya.

Tujuan LPJ

Sesuai penjelasan di atas, tujuan LPJ adalah menjabarkan seluruh proses kegiatan operasional secara rinci dan jelas. Dimulai dari proses sebelum digelar, saat berlangsung, hingga setelah selesai. Terdapat juga penjelasan masalah yang dihadapi selama proses untuk menjadi pembelajaran pada kegiatan selanjutnya. 

Dikarenakan nama laporan ini ada kata “pertanggungjawaban”, maka LPJ juga memiliki tujuan dalam mengukur kemampuan tim pelaksana mempertanggungjawabkan hasil kerja yang telah dijalankan. Dimulai dari proses pengerjaan hingga pengelolaan keuangan yang dilakukan.

Baca juga: Arti Multitasking Beserta Tips Melakukannya

Prinsip LPJ

LPJ memiliki beberapa prinsip dalam proses penyusunannya, yaitu:

  • Transparan

Laporan yang dibuat harus memiliki sifat transparan. Seluruh proses harus diceritakan tanpa ada yang dihilangkan atau malah dilebih-lebihkan. Apalagi jika berbicara tentang penggunaan dana. Jabarkan secara jelas beserta bukti pembayaran agar menjadi lebih terpercaya.

  • Rinci

Selain transparan, laporan harus memuat informasi yang rinci sejak proses awal hingga akhir. Penggunaan dana pun juga demikian. Jangan sampai ada informasi yang kelupaan untuk dimasukkan.

  • Komprehensif

Dalam proses penyusunan, seluruh informasi harus dimuat di dalam. Penggunaan 5W dan 1H (What, Who , Why, When, Where, & How) sebaiknya digunakan agar ketika melihat laporan, ada proses yang teratur serta lebih nyaman untuk dibaca.

  • Sistematis

Susunan laporan harus sistematis agar sesuai dengan urutan. Selain itu, jangan lupa berikan kaitan antara bagian satu dengan bagian lainnya. Dengan begitu, pihak yang membaca akan merasa lebih nyaman.

Baca juga: Apa itu Personalia? Mengapa Berbeda dengan HRD?

Format LPJ

Supaya LPJ yang dibuat lebih rapi, ada format yang bisa Anda ikuti, yaitu:

Ukuran Kertas :F4

Ukuran Margins :Atas:3  kiri:4 kanan:3  bawah:3

Tipe huruf :Times New Roman

Ukuran Huruf :12

Spasi :1

Paragraf :1.5

Alignment :justify

  • Bab I: Pendahuluan 

Bab ini membahas latar belakang berlangsungnya sebuah acara. Di dalam Pendahuluan ada tiga sub-bab yang wajib masuk, yaitu latar belakang, nama kegiatan, dan maksud & tujuan kegiatan.

  • Bab II: Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Bab ini membahas penjelasan rencana pelaksanaan acara. Dimulai dari keterangan waktu, target peserta, fasilitas, serta hal-hal lainnya. Ada tiga sub-bab di sini, yakni rencana mekanisme kegiatan, rencana anggaran biaya, serta susunan panitia.

  • Bab III: Pelaksanaan Kegiatan

Bab ini berisi rincian pelaksanaan kegiatan yang sebelumnya sudah dijelaskan di bab II. Jadi bisa terlihat apakah kegiatan yang dijalankan sudah sesuai dengan perencanaannya atau tidak.

  • Bab IV: Evaluasi & Hasil Pelaksanaan

Bab ini membahas bagaimana hasil pelaksanaan kegiatan. Apa semuanya berjalan sesuai rencana? Apakah ada hambatan? Pertanyaan ini mendasari isi dari bab IV. Kesimpulan dari pelaksanaan acara juga harus dimasukkan. Termasuk evaluasi yang dilakukan secara internal. Ada dua sub-bab yang wajib dimasukkan, yaitu hasil pelaksanaan di lapangan dan evaluasi serta kesimpulan acara.

  • Bab V: Penutup

Bab V berisi ucapan terima kasih untuk semua pihak yang telah mendukung acara. Masukkan juga permohonan maaf jika ada kekurangan atau kesalahan selama acara berlangsung.

  • Lampiran

Jangan lupa memasukkan lampiran yang berisi barisan dokumen penting untuk penerima LPJ. Biasanya berisi bukti pembayaran, foto kegiatan, dan dokumen lainnya.

Baca juga: Apa itu Personalia? Mengapa Berbeda dengan HRD?

Kapan Harus Membuat LPJ?

Anda bisa membuat LPJ setelah menyelesaikan sebuah acara, proyek, atau kegiatan dalam satu waktu tertentu. Jika dalam sebulan ada dua acara, maka Anda bisa membuat LPJ pada waktu yang berdekatan. Intinya adalah sesuaikan saja jumlah LPJ sesuai dengan proyek yang dilaksanakan agar proses pertanggungjawaban bisa berjalan lancar kepada divisi yang bersangkutan.

CTA Banner Artikel - 2 (Locations)

    Join Our Newsletter


    Tinggalkan Balasan

    Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.